「ラウンドレッスンもコンペも、ここまでラクに」告知から決済までゴルレンで完結 

北海道札幌市北区にある「SAPPORO DREAM GOLF24」は、完全予約制のインドアゴルフ練習場です。

個室を含む全6打席を備え、全打席に弾道計測器を設置し、正確なデータをもとに本格的な練習ができる環境が整っています。

プロゴルファーが経営する練習場として、PGAティーチングプロによるレッスンも充実。

練習だけでなく、レッスンを受けながら着実に上達を目指せるのも大きな魅力です。

さらに、ゴルフシーズンにはラウンドレッスンやコンペなどのイベントも数多く開催しており、会員様がコースで練習の成果を試せる場づくりにも力を入れています。

こうしたイベントの充実に伴い、告知や申込受付、参加者の管理をいかに効率よく行うかが課題となっていました。

その中で、運営コストを抑えながらイベント運営までひとつのシステムで完結できるゴルレンを導入いただきました。

今回は、その導入の背景や実際に感じた効果について、SAPPORO DREAM GOLF24代表の境様にお話を伺いました。

ゴルレン導入前に抱えていた課題やお悩みを教えてください。

一番大きかったのは、毎月の固定費です。

以前は業界最大手の予約システムを利用していました。

予約や会員管理のシステムは店舗運営に欠かせないものですが、そのぶん毎月決まった金額が出ていくので、経営の負担として重く感じていました。

もうひとつが、イベントの運用です。

うちはラウンドレッスンやコンペに力を入れているのですが、告知や申込の受付、参加者の管理を、別の方法や手作業でやりくりしている部分がありました。

申込の仕組みも、まず会員様にチケットを購入してもらい、そのチケットでイベントに申し込む、キャンセルが出たらチケットを戻す、という流れです。

それに参加者の管理は紙で管理していました。

慣れてしまえば回せるのですが、イベントのたびにチケットの動きを確認する必要があり、管理する側としては手間がかかっていました。

「イベントをもっとシンプルに運営できたらいいのに」とずっと感じていたんです。

ゴルレン導入を検討し始めたきっかけと、決め手を教えてください。

最初のきっかけは、やはりコストの見直しです。

固定費を下げられないかと考えていたところでゴルレンを知り、話を聞いてみることにしました。

説明を受けて驚いたのは、料金が大きく下がるのに、必要な機能がしっかりそろっていたことです。

中でも決め手になったのがイベント機能でした。

ラウンドレッスンやコンペを登録すれば、会員様のマイページに「開催予定のイベント」として表示され、会員様はそこから申し込みや決済までできる。

店舗側では定員や料金、事前決済の有無まで設定できて、参加者の管理もまとめてできる。

まさに思い描いていた運用そのままでした。

料金が安いだけのシステムなら他にもあるかもしれませんが、「やりたいイベント運営がそのまま実現できる」というのは大きかったですね。 

導入時に不安だった点や、準備で大変だったことはありますか？

一番心配していたのは、システムを変えることで会員様が離れてしまわないか、という点でした。

予約の方法や画面が変わるので、戸惑う方がいるかもしれないと思っていたんです。

でも実際には、システム変更を理由に辞めた方はいませんでした。

システム移行時期に退会になった方が1名だけいたのですが、確認してみるとシステムが変わったからではなく“諸事情により辞めるつもりだった”という方でした。

実質的な離脱はゼロです。これには本当にほっとしました。

強いて言えば、以前のチケット方式に慣れていた会員様には、新しいイベントの申込方法に少し慣れてもらう時間が必要でした。

とはいえ大きな混乱はなく、今ではすっかり定着しています。

実際に導入してみて、サポートや設定面で印象に残ったことはありますか？

サポートの良さは強く印象に残っています。

わからないことを相談すると、しっかり向き合って対応してくれるので安心して移行を進められました。

イベントの運用を変えるときも、どう設定すればうちのやり方に合うかを一緒に考えてもらえました。

たとえば、ラウンドレッスン用のチケットだけを販売する運用も試してみたんです。

結果的にはあまり利用されなかったのですが、こうしていろいろなやり方を気軽に試せたのは良かったと思っています。

一度決めたら変えにくいシステムではなく、運営しながら自分たちに合う形を探していける。

その柔軟さとサポートの手厚さがあったからこそ、今の運用にたどり着けたと感じています。

予約や管理業務の効率化で感じた変化はありますか？

まず、全体的に使いやすくなりました。

画面がわかりやすく、やりたい操作に迷わずたどり着けます。

イベントまわりでは、売上の管理がとてもシンプルになりました。

今は申込があった時点で売上として計上され、キャンセルが出たらマイナス計上するという仕組みです。

以前のように＜チケットを買ってもらって、申込で使って、キャンセルなら戻して＞という流れを追いかける必要がなくなりました。

管理画面ではイベントごとに申込数と定員、料金、公開状態がひと目で確認できるので“あと何人空いているか”もすぐにわかります。

あと、参加者に簡単にメールを送れる機能が便利です。

会員様へのお知らせやイベントの案内をシステムの中から送れるようになり、別のツールを行き来する手間が減りました。

導入して特によかったと感じる機能はありますか？

やはりイベント機能です。一番活用している機能だと言い切れます。

イベントの設定は、名称や開催日時、料金、定員などを入力するだけ。

定員を決めるイベントもあれば、無制限で受け付けたいイベントもありますが、どちらにも対応できます。

料金に幅を持たせたり、事前決済にするかどうかをイベントごとに選べたりするのも、実際の運用に合っていてありがたいですね。

特に大きかったのは、登録したイベントが会員様のマイページにそのまま告知として表示されることです。

予約のついでに「開催予定のイベント」が目に入るので、別途お知らせしなくても自然とイベントの存在を知ってもらえるようになりました。

その結果、イベントの認知度も参加率も上がっています。

告知から申込・決済、参加者の把握まで、すべてゴルレンの中で完結するのでイベントを企画するハードルもぐっと下がりました。

他の施設や同業者におすすめするポイントはありますか？

一番はコストパフォーマンスの良さです。うちの場合は半額になりました。

運営に必要な機能がしっかりそろっているのに、料金は無理なく続けられる金額に抑えられています。

毎月かかる費用だからこそ、この安心感は大きいですね。

それでいて使いやすさは以前のシステム以上ですし、困ったときの対応も早くて丁寧なので安心して運営ができています。

コストを見直したい、管理業務をもっとラクにしたいと考えている施設には、自信を持っておすすめできます。 

今後の店舗運営の目標を教えてください。

イベントは、これからもっと充実させていきたいですね。

ゴルレンのおかげで、企画から申込・管理までの負担がかなり軽くなったので、開催の回数を増やしたり、冬のシミュレーションコンペなど新しい形のイベントに挑戦しやすくなりました。

ラウンドレッスンやコンペは、会員様同士のつながりが生まれたり、練習の成果をコースで実感してもらえたりする大切な場です。

システムの手間に時間を取られるのではなく、会員様と向き合う時間を増やしていく。

そんな施設づくりを、進めていきたいと思っています。